کمیسیون مستقل اصلاحات اداری و خدمات ملکی افغانستان به‌تازگی رهنمودی نامه‌نگاری اداری را به‌منظور معیاری‌سازی مکتوب‌نگاری در اداره‌های دولتی تهیه کرده که کابینه‌ی حکومت در ۱۶ میزان امسال آن را تأیید کرده است.
معیاری‌سازی نامه‌نگاری اداری، تأمین ارتباطات مؤثر در اداره‌های خدمات ملکی، ایجاد مهارت‌های نوشتاری در اداره‌های خدمات ملکی و تأمین شفافیت و پاسخ‌گویی از طریق نامه‌نگاری مؤثر اداری چهار هدف این رهنمود گفته شده است.
نامه‌نگاری اداری در افغانستان وضعیت آشفته‌یی دارد. با مرور مکتوب‌های اداری افغانستان پی می‌بریم که این آشفتگی زبانی روی زبان نوشتاری و گفتاری شهروندان هم تأثیر گذاشته است. نوشته‌ها، مکتوب‌ها، استعلام‌ها و نامه‌های رسمی اداری افزون به این که پیام را واضح و روشن نمی‌رساند و عاری از اصول نگارشی است، ده‌ها مشکل محتوایی، ساختاری و دستوری نیز دارد.
جواد سلطانی، استاد دانشگاه، این وضعیت را به‌طور کلی ناشی از آشفتگی در حوزه‌ی زبان و آموزش عمومی و پایه می‌داند. آقای سلطانی در صحبت با اطلاعات روز از منظر تاریخی، وضعیت سواد و دانایی و در پی‌آیند آن مکتوب‌نگاری اداری (بروکراسی) در «افغانستان پس از بن» را بدترین و آشفته‌ترین دوره می‌داند.
یکی از مهم‌ترین ابزارهای رسیدن به هدف‌های سازمانی یا اداری، ایجاد ارتباطات رسمی از طریق نوشته‌های اداری است. مکتوب‌نگاری اداری زبان رسمی سازمان حساب می‌شود. نوشتار اداری یکی از ارکان ساختار اداره‌ها است که میزان دانش، تخصص و کاردانی کارکنان و مدیران سازمان را نشان می‌دهد.
آقای سلطانی می‌گوید که بروکراسی در یک کشور در کلیت آن، بازتاب‌دهنده‌ی وضعیت عمومی همان کشور است: «جامعه‌ی ما دچار بحران است؛ دچار انواع بیماری و آسیب. طبیعی است که بروکراسی و نظام بروکراتیک یک کشور هم از این آسیب‌ها و مسائل در امان نیست.»
به گفته‌ی او، آموزش غلط از دوران مکتب آغاز می‌شود و تا دوران دانشگاه و پس از آن ادامه می‌یابد. آقای سلطانی می‌افزاید که نظام و کیفیت آموزش در مکتب‌ها و دانشگاه‌های افغانستان شاید در بدترین وضع ممکن در جهان قرار داشته باشد: «میزان سواد و دانایی در این کشور به قدری نازل شده است که تدوین‌کنندگان منابع درسی و متون نیز حتا سواد درست گفتن و درست نوشتن را ندارند.»
به باور این استاد دانشگاه اکثر دانش‌جویان دوره‌ی لیسانس مشکلات املایی، انشایی و متن‌خوانی دارند که پس از فراغت از دانشگاه وارد بدنه‌ی اداری کشور می‌شوند و این آشفتگی زبانی را از حوزه‌ی آموزش به حوزه‌های مختلف و بدنه‌ی بروکراتیک کشور منتقل می‌کنند.
فرید احمد، سخن‌گوی کمیسیون اصلاحات اداری اما می‌گوید که ارزیابی این اداره نشان می‌هد که وضعیت موجود مکتوب‌نگاری اداری به سبب حاکمیت فرهنگ فرار از مسوولیت است تا ظرفیت دانشی کارمندان.
کمیسیون مستقل اصلاحات اداری و خدمات ملکی می‌گوید که در افغانستان به سبب حاکمیت فرهنگ فرار از مسوولیت، نامه‌های اداری فاقد اصل‌های وضاحت و دقت است و مسوولان در رده‌های گوناگون دولت، با آن که از صلاحیت‌های قانونی برخوردارند، اما با به کارگیری واژه‌های گنگ و مبهم در نامه‌های اداری زیر بار مسوولیت نمی‌روند و در نتیجه زبان نامه‌ها و مکتوب‌ها را آشفته می‌کنند.
به گفته‌ی این کمیسیون، جمله‌ی «قانوناً اجراآت گردد» به یک رسم در نگارش اداری بدل شده و این نشان‌گر فرایند‌های طولانی و بروکراتیک است. برآمد این فرهنگ، تأخیر در اجراآت، ضایع شدن منابع و متضرر شدن شهروندان، مراجعه‌کنندگان و یا مستفیدشوندگان از خدمات دولت است.
جواد سلطانی معتقد است که زبان در افغانستان با دو مسأله‌‌ی آشفتگی زبانی و برخورد سیاسی با زبان به‌عنوان پدیده‌ی فرهنگی مواجه است که فرهیختگی و سُچگی زبان و زبان اداری را متأثر می‌کند.
سلطانی می‌افزاید: «زبان در جامعه‌ی ما دچار یک آشفتگی است. هم دچار تعدد است و هم دچار آشفتگی. آشفتگی و تعدد را که کنار هم بگذارید و از آن طرف فقدان متولی (صیانت‌کنندگان زبان) را، به‌صورت طبیعی کل زبان دچار آشفتگی می‌شود. خطر این است که ما رفته‌رفته به نقطه‌ی برسیم که یک کس را پیدا نتوانیم هرچند دانش‌آموخته باشد که درست خوانده و نوشته بتواند. این نگرانی عمیقاً وجود دارد.»
او در رابطه به برخورد سیاسی با زبان در افغانستان معتقد است، زمانی که امر فرهنگی سیاسی شود، زبان در لابه‌لای جدال‌های سیاسی می‌رود: «همان‌قدر که ما در سیاست به مسائل دیگر، حذفی برخورد می‌کنیم، با زبان هم حذفی برخورد می‌کنیم. بخشی از آشفتگی به‌نظر من تعمد است. بخشی از آشفتگی به نظر من یک پالیسی است برای بی‌اعتبار ساختن و برای زار و خار و خفیف کردن یک فرهنگ. بنا بر این برخورد سیاسی با زبان، زبان را یک مقوله حذفی و کم‌اهمیت می‌کند. حداقل صیانت لازم نمی‌شود.»
به گفته‌ی او، سیاست نمی‌گوید که غلط بنویس، اما سیاست حوزه زبان را بدون متولی رها می‌کند.
«در افغانستان شهامت و وجدان اخلاقی وجود ندارد که کنترل لازم را برای صیانت و یا حفاظت از زبان و فرهیختگی زبان که فرهیختگی یک اداره است، انجام بدهد.»
«رهنمود مراسلات اداری» چیست؟
کمیسیون مستقل اصلاحات اداری و خدمات ملکی افغانستان می‌گوید که با توجه به اهمیت ارتباطات میان‌سازمانی و به‌منظور معیاری‌سازی مکتوب‌نگاری اداری، «رهنمود مراسلات اداری» را در ۱۰ اصل تدوین کرده است. این رهنمود چند بخش مهم را در بر می‌گیرد: مطالبی درباره‌ی اصول کلی حاکم بر نوشته‌های اداری، تعریف مراسلات اداری و انواع آن، شرایط شکلی و ماهوی مراسلات اداری و مطالبی پیرامون نگارش و ویرایش.
در این رهنمود برای نوشته‌های اداری ۱۰ اصل در نظر گرفته شده که عبارت‌اند از: وضاحت، بی‌طرفی، حفظ اسرار اداری، اصول اخلاقی، رعایت زبان‌های رسمی کشور، رعایت تشریفات رسمی، مستند و مستدل بودن، شفافیت و پاسخ‌گویی، برابری و عدم تبعیض و رعیات مهلت معقول (سرعت و ممنوعیت تأخیر نامعقول). این رهنمود کارکنان دولت را ملزم می‌سازد تا در نوشتن مکتوب‌های اداری این اصول را در نظر بگیرند.
نوشته‌های اداری براساس معیارهای متعدد، انواع مختلف دارد، اما در این رهنمود مکاتیب صرف از لحاظ موضوع و شکل که بیش‌تر در ادارات خدمات ملکی معمول است، (مکتوب، انواع مکاتب، استعلام و پیشنهاد) توضیح داده شده است. مکاتب به انواع ذیل تقسیم شده: مکاتب اطلاع‌دهنده یا خبری، مکاتب ابلاغیه، مکاتب اطمینانیه، مکاتب بازدارنده، مکاتب دستوردهنده، مکاتب همآهنگ‌کننده، مکاتب عادی و فوری و مکاتب محرم و غیرمحرم.
فرید احمد، سخن‌گوی کمیسیون اصلاحات اداری و خدمات ملکی در رابطه به ظرفیت تطبیق و ضمانت اجرایی این رهنمود در ادارات افغانستان می‌گوید که این رهنمود براساس یک ضرورت و پس از بررسی و ارزیابی تهیه شده و برای نظارت از تطبیق آن یک میکانیزم ایجاد می‌شود و کار روی تهیه‌ی این میکانیزم جریان دارد.
به گفته‌ی او، کمیسیون اصلاحات اداری از تطبیق رهنمود مراسلات اداری «کاملاً امیدوار» است: «با وجودی که قانون اجراآت اداری نافذ است و بخش رسیدگی به شکایت‌ها در کمیسیون وجود دارد، از چگونگی تطبیق آن به صورت جدی نظارت می‌شود.»
جواد سلطانی می‌گوید تا زمانی که روی آموزش پایه در مکتب‌ها توجه و روی معلمان زبان سرمایه‌گذاری نشود، نه تنها که این رهنمود ره به جای نمی‌برد و از آشفتگی موجود نمی‌کاهد، بلکه تدوین ده‌ها طرزالعمل دیگر وضع را خراب‌تر می‌کند.
مرور تاریخی نامه‌نگاری اداری در افغانستان
آقای سلطانی با مرور تاریخی نامه‌نگاری اداری به زبانی فارسی در دوره‌های مختلف، درخشان‌ترین دوره را دوره‌ی سامانیان و غزنویان می‌داند و می‌گوید که در ساختار قدرت سامانی و غزنوی مهم‌ترین، پیچیده‌ترین و حساس‌ترین بخش قدرت، دیوان رسایل بود و رییس دیوان رسایل معادل وزیر اول بود.
سلطانی مکتوب‌نگاری اداری در دوره‌ی ابدالی‌ها را نیز خوب توصیف می‌کند و می‌گوید که بسیاری از شاهان ادیب بودند و به زبان فارسی شعر می‌گفتند و نثر می‌نوشتند. به گفته‌ی او، این دوره هرچند در حوزه‌ی عمومی آموزش، مکتب و آموزشگاه نبود، اما خط، دیوان رسایل و رساله‌نویسی بسیار مهم بود و به آن توجه می‌شد.
به گفته‌ی او، در دوره‌ی عبدالرحمن هرچند ستیزی با مکتب و آموزش وجود داشت، اما نوشته‌ها، نامه‌ها و پیام‌ها نشان‌دهنده‌ی پختگی و از استحکام، فخامت و ادبیات و سچگی لازم برخوردار بوده است.
او می‌افزاید که در زمان حکومت حبیب‌الله خان و امان‌الله خان وضعیت بهتر بود و نوشتن و مکتوب‌نگاری اداری تا جایی اهمیت داشت که حبیب‌الله خان هزارها دست‌نوشته‌ی فیض‌محمد کاتب را خط به خط خواند، اصلاح کرد، نظر نوشت و سانسور کرد.
به گفته‌ی او، پس از آن، در دوره‌های مختلف برخورد با زبان سیاسی شد و برای ترویج زبان خاص (پشتو) تلاش صورت گرفت.
در دانشنامهی آزاد (ویکی پیدیا) می‌خوانیم که در دوره‌ی محمد ظاهرشاه و پس از تدوین قانون اساسی، رجال سیاسی پشتون کوشیدند تا زبان پشتو را به‌عنوان یگانه زبان رسمی کشور در متن قانون اساسی به تصویب برسانند، اما اعتراض‌های مردم و دفاع قانون‌گذاران فارسی‌زبان از آن جلوگیری کرد. پس از آن که زبان‌های فارسی و پشتو، به عنوان زبان‌های رسمی افغانستان در قانون اساسی گنجانده شد، امکانات محدود مربوط به زمینه‌های آموزش و پرورش و نیز قابلیت‌های مطبوعاتی و استعدادهای فرهنگی دو بخش تقسیم و نیمه‌ی نخست و سنگین‌تر آن به رشد زبان و ادب پشتو اختصاص یافت و نیمه‌ی واپسین و سبک‌تر آن در راه ادامه‌ی حیات زبان و ادب فارسی دری صرف شد.
در ادامه آمده: «از این‌پس، در حقیقت، قابلیت‌ها و استعدادهای محدود اقتصادی، ادبی و فرهنگی کشور، صرف طرح و عرضه‌ی مفهومی واحد با دو صورت زبانی گردید و نتیجه‌ی آن رخداد این شد که از یک سو، ادب فارسی دری سیر طبیعی و معمول خود را از دست داد، و از دیگر سو، پاره‌یی از استعدادهای واژگانی فارسی در افغانستان مختل شد و از قوه به فعل نرسید و واژه‌های پشتو بر آن تحمیل شد و وجه زیبایی‌شناختی آن مخدوش و مغشوش گردید.»
جواد سلطانی دوره‌ی جدید پس از کنفرانس بن را آشفته‌ترین دوره برای نامه‌نگاری‌های اداری و زبان می‌داند و می‌گوید: «آشفته‌ترین دوره و مزخرف‌ترین دوره، دوره‌ی پسا بن است. در هیچ دوره‌ی افغانستان به این اندازه دچار زوال و انحطاط فرهنگی نبوده، در هیچ دوره‌ی به اندازه‌ی این دوره، شبه فرهنگ به عنوان فرهنگ اصیل جاخوش نکرده، در هیچ دوره‌ی به اندازه این دوره بی‌ٍسوادی، خود و تلخی خود را به رخ ما نمی‌کشد.»
آقای سلطانی مدعی است که ارگ ریاست‌جمهوری افغانستان توان نوشتن یک نامه‌یی بدون خطا را ندارد: «فضاحت وزارت اطلاعات و فرهنگ قابل تصور نیست، از وزارت معارف قابل تصور نیست و وزارت تحصیلات که وزارت علم است نمی‌تواند نامه‌یی بدون خطا بنویسد.»
راه حل چیست؟
کمیسیون اصلاحات اداری امیدوار است که این رهنمود را تطبیق کند و وضعیت آشفته‌ی مراسلات اداری افغانستان را سروسامان دهد.
جواد سلطانی می‌گوید که باید به‌سواد و آموزش پایه در مکتب‌ها توجه شود و انسان‌های بادانش برای تدوین منابع درسی گمارده شود تا آنان کتاب‌های بدون اشتباه و یا کمتر اشتباه بنویسد.
او می‌افزاید که روی معلمانی که در حوزه زبان کار می‌کنند و درس می‌دهند سرمایه‌گذاری شود و زبان در دانشگاه‌ها جدی گرفته شود: «به میزانی که این‌ها زبان را جدی بگیرند این جدیت گرفتن زبان به حوزه‌ی دیگر منتقل می‌شود.»